Российская правовая академия Министерства юстиции Российской Федерации была создана в 1970 году (первоначальное название — Всесоюзный институт усовершенствования работников юстиции) и сегодня является одним из ведущих юридических вузов России. В настоящее время обучение в академии проходит на трех факультетах: юридическом, факультете непрерывного образования, факультете повышения квалификации. Вуз имеет 14 филиалов в разных городах, всего в академии обучается более 17 000 студентов, свыше 3 000 — в Москве. С момента создания академии ее выпускниками стали свыше 5 000 специалистов для органов и учреждений юстиции и других органов.
Учет академии в течение нескольких лет велся в программах системы «1С:Предприятие 7.7». Решение о переходе на новую версию платформы «1С» было принято в связи с изменением законодательства для государственных учреждений, а также необходимостью автоматизировать финансовый учет вуза. Функционал решений на платформе «1С:Предприятие 8» полностью соответствует задачам вуза, кроме того, у сотрудников бухгалтерии уже был солидный опыт работы с 1С, что упростило внедрение. Проект был поручен Экспертному центру по работе с учебными заведениями компании БИТ, с которым Российская правовая академия сотрудничает с 2001 года.
Целью проекта было определено создание надежной системы, позволяющей контролировать исполнение договоров и смет, вести учет и расчеты в соответствии с новым законодательством для государственных учреждений.
Переход выполнен за 3 недели, в настоящее время в системе работают 20 пользователей. На базе программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», а также специализированных решений «БИТ:Управление финансами государственного учреждения» и «БИТ:Расчеты со студентами» автоматизированы следующие задачи:
• Формирование регламентированной отчетности;
• Учет полученных лимитов бюджетных обязательств;
• Учет более 7 тысяч единиц основных средств и 6 тысяч единиц материальных запасов;
• Учет средств и обязательств в рублях и в иностранной валюте;
• Формирование бюджетов учреждения в разрезе КПС, КЭК, сценариев, центров финансовой ответственности и других разрезов учета бюджетирования с возможностью добавления неограниченного количества аналитических разрезов;
• Централизованное управление платежами;
• Учет государственных (муниципальных) контрактов и иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств и средств от приносящей доход деятельности;
• Контроль исполнения закупок;
• Планирование доходов и расходов, формирование отчетности для анализа и принятия управленческих решений, в том числе отчета по бюджету, план-фактного анализа движения денежных средств, исполнения договоров;
• Учет расчетов с более 2 500 студентами, контроль своевременности оплаты обучения и др.
Результаты проекта:
• Автоматизирован учет по новому плану счетов, отчетность формируется в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов по ведению учета государственных учреждений Министерства финансов РФ, Федерального казначейства;
• Благодаря автоматизации планирования и анализа доходов и расходов руководству вуза всегда доступна актуальная финансовая информация, упростился контроль непревышения лимитов бюджетных обязательств;
• Контроль закупок автоматизирован с учетом различных способов, предусмотренных законодательством. При сумме закупки в квартал товаров или услуг одной группы до 100 тысяч рублей учреждение самостоятельно может заключить договор и оплатить счет, при сумме от 100 до 500 тысяч рублей для поставщиков организуется запрос котировок, а свыше 500 тысяч рублей — конкурс или аукцион. Система позволяет контролировать сумму заключенных договоров в разрезе номенклатурных групп, в зависимости от этой суммы определяется способ закупки. Оперативно можно получить данные о расходах, доходах, остатке средств, что сделало более эффективным финансовое планирование и контроль использования бюджетных средств;
• Прозрачный учет расчетов со студентами позволил упростить контроль своевременного поступления оплаты обучения и сократить объем задолженностей.
Елена Владимировна Романова, главный бухгалтер Российской правовой академии: «Система «1С:Предприятие 8» позволила нам обеспечить учет по новому плану счетов и решить такие важные задачи, как контроль использования средств и расчеты с учащимися. Мы смогли получать не только соответствующую требованиям законодательства отчетность, но и оперативную информацию о текущей финансовой ситуации. Многообразные средства контроля корректности и полноты данных, реализованные в системе, существенно облегчают работу пользователей и помогают избежать многих ошибок, а разграничение прав доступа к базе пользователей бухгалтерии и планового отдела позволило каждому сотруднику видеть только ту информацию, которая необходима для его работы».
Елена Малютина, руководитель Экспертного центра по работе с государственными учреждениями компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ): «Слагаемыми успеха проекта в Российской правовой академии стали высокая квалификация пользователей и опыт работы с 1С, безошибочное ведение бухгалтерского учета, упростившее перенос данных, многолетний опыт работы наших специалистов с госучреждениями. Особую благодарность мы хотели бы выразить Елене Владимировне Романовой за четкую постановку задач и видение конечного результата проекта. Следующим этапом планируется перевод на платформу «1С:Предприятие 8» расчетного и кадрового отделов».