В связи с развитием и наращиванием производственных мощностей предприятию потребовалась новая информационная система, которая обеспечила бы качественное взаимодействие между подразделениями. Требовалось ускорить процессы подготовки управленческой отчетности, управления заказами покупателей и формирования заказов поставщикам. Одной из ключевых потребностей являлась организация оперативного обмена данными с информационными системами основных поставщиков.
В качестве программного продукта для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Управление производственным предприятием 8» (1С:УПП). Выбор этой системы для компании, основной профиль которой — продажа и послепродажное обслуживание оборудования, был основан на том, что ее функциональные возможности позволяли реализовать как учетные, так и управленческие функции предприятия с минимальными доработками и затратами.
Партнером по внедрению стала компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), которая уже много лет сотрудничает с ООО «Тимбермаш Байкал» и располагает информацией о специфике и потребностях предприятия.
В ходе проекта система была развернута на 40 рабочих местах во всей компании, включая удаленные подразделения. Автоматизирована работа складов, отделов закупок и продаж, ремонтно-сервисных служб, бухгалтерии, отдела кадров и расчета заработной платы.
В результате проекта в несколько раз увеличилась скорость получения и обмена информацией между подразделениями компании. Появилась возможность контролировать движение товаров по складам и товары в ожидании (от поставщика или при перемещении между складами). Это позволяет сотрудникам отдела закупок своевременно формировать заказы поставщикам, исключая возможность переполнения складов по тем или иным позициям. Данные из электронных накладных и прайс-листов, поступающих от партнеров, выгружаются в систему автоматически, в то время как раньше приходилось делать это вручную. В результате скорость работы с поставщиками (формирование и обработка заказов, приемка товара) возросла в 10 раз.
Повысилась эффективность работы с заказами клиентов. Ранее при поступлении заявки от покупателя менеджеру отдела продаж приходилось переносить вручную строки из рукописной формы в заказ покупателя, вручную проставлять количество позиций и цены из прайс-листа (формат XLS) и только после этого формировать документы на отгрузку. Теперь менеджеры оперативно обрабатывают заявки клиентов, автоматически загружая бланки заказов в программу «1С», которая рассчитывает стоимость заказа в соответствии с ценами, установленными в прайс-листах, и резервирует товар. В несколько раз сокращено время на оформление документов на реализацию. Клиенты оперативно получают всю необходимую информацию о наличии товара, ценах, состоянии заказа и т. д.
В программе реализован механизм поиска и подбора аналогов товара. Теперь уже во время телефонного разговора с клиентом любой сотрудник отдела снабжения, независимо от опыта и знания ассортимента продукции, может предлагать клиенту взаимозаменяемые товары в случае отсутствия на складе запрашиваемой позиции. Если во время обработки заказа программа регистрирует отсутствие нужного наименования, то автоматически предлагается полный список артикулов взаимозаменяемых товаров с указанием остатков по всем складам.
В результате повысилось качество сервиса, предлагаемого клиентам, скорость обслуживания покупателей возросла в 5 раз. Это помогло предприятию повысить свои конкурентные преимущества на рынке и увеличить объемы продаж.
Организован оперативный обмен данными с корпоративными системами основных поставщиков компании. Отчеты о ходе реализации продукции предоставляются поставщикам еженедельно, что позволяет поставщику осуществлять грамотный подход к вопросу формирования складских запасов.
Кроме того, до минимума снизилось количество ошибок при ведении бухгалтерского учета, полностью исчезли проблемы с ведением налогового учета и сдачей регламентированной отчетности.
Орлов Александр, специалист по логистике ООО «Тимбермаш Байкал» отмечает: «Благодаря решению "1С:Управлние производственным предприятием 8" мы получили возможность контролировать деятельность всех подразделений в онлайн-режиме. Раньше процессы управления складскими запасами, подготовки отчетов, анализа, планирования и формирования заказов на пополнение территориально-разнесенных складов, в большинстве своём, выполнялись вручную. Как следствие большой объём рабочего времени требовался для выполнения однотипной работы. Теперь мы используем систему, которая взяла выполнение рутинных ежедневных операций под свой чуткий контроль. Это позволило высвободить рабочее время сотрудников и одновременно исключить возможность возникновения ошибок и недочётов по причине невнимательности или усталости.
При подготовке оперативных отчетов не требуется поднимать и проверять первичные документы, это существенно экономит наше время. Работать стало намного проще и интереснее. Одна из важных задач, которая решена с помощью системы – это уведомление клиентов о поступлении ранее заказанных з/частей в момент оприходования товара на склад. Система показывает отличные результаты, имеются положительные отзывы от клиентов. Хочется отметить, что нет пределов совершенству, поэтому планируем и в будущем продолжать процесс адаптации программы под специфику нашего бизнеса. Надеемся, что компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) будет и дальше помогать нам в реализации новых идей и внедрении самых смелых проектов в повседневный рабочий процесс».