Основная задача Россотрудничества и его загранпредставительств — это утверждение за рубежом объективного представления о современной России, ее материальном и духовном потенциале, о содержании внутри- и внешнеполитического курса страны. Агентство сотрудничает в научной, культурной, информационной и гуманитарной областях с российскими некоммерческими неправительственными и религиозными организациями, с государственными и неправительственными структурами государств-участников СНГ, других иностранных государств, с международными и региональными организациями.
Для успешной реализации проектов, направленных на укрепление партнерских связей и имиджа России, Россотрудничеству необходимо точно знать, какие суммы требуются подразделениям и как расходуются выделенные средства.
Долгое время учет таких расходов велся в электронных таблицах и на бумаге, контроль был затруднен. Также возникали сложности с консолидацией сумм в различных валютах: финансирование всех загранпредставительств осуществляется в рублях, тогда как сами подразделения используют для расчетов доллары США и национальную валюту стран пребывания. До проекта отчеты в центральный аппарат поступали в долларах США, и суммы переводились в рубли «вручную». Как следствие, часто возникали ошибки. Россотрудничеству требовалась информационная система, которая бы обеспечила контроль за исполнением бюджета в зарубежных офисах, а также предоставила инструмент для подготовки сводной отчетности по представительствам с автоматическим переводом сумм в рубли.
Также необходимо было автоматизировать процесс расчета и начисления денежных средств сотрудникам загранпредставительств с учетом местной специфики. Например, в офисе Россотрудничества в Египте наибольшее число служащих — коренные жители. Это значит, что их труд оплачивается в египетских фунтах с учетом местного законодательства, тогда как госслужащие и работники из числа граждан РФ получают её в долларах США. Формами отчетности являются основные бухгалтерские документы, расчетно-платежные ведомости и кадровые приказы. Поскольку зарплаты рассчитывались вручную, сотрудники тратили много времени на выполнение необходимых операций, часто совершались ошибки. Внедрение современной системы учета должно было решить эти проблемы.
Для выбора оптимальной системы был объявлен открытый конкурс, который выиграла компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), имеющая статус «Центр компетенции по бюджетному учету». Специалисты БИТ обладают многолетним опытом успешного внедрения и поддержки информационных систем, разработанных специально для ведения учета в бюджетных учреждениях. В результате проведенного анализа требований заказчика были выбраны программные продукты «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» и «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».
В ходе реализации проекта была осуществлена автоматизация 78 подразделений Агентства по всему миру. Специалисты компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) на базе собственного учебного центра провели обучение бухгалтеров центрального аппарата и представительств из 15 стран. В ходе курса сотрудники зарубежных подразделений смогли на наглядных примерах узнать методику ведения учета в программах 1С.
Всего было автоматизировано 100 рабочих мест.
Результаты проекта позволили:
• контролировать исполнение бюджета подразделениями;
• автоматически переводить из иностранной валюты в рубли показатели финансовой отчетности загранпредставительств;
• автоматически рассчитывать выплаты сотрудникам загранпредставительств с учетом специфики местного законодательства.
Контроль за исполнением бюджета осуществляется при помощи сводной регламентированной отчетности. Отчетность формируется в центральном аппарате агентства. Для этого организована автоматическая выгрузка данных из представительств в центральную базу данных.
Настройка программ «1С:Зарплата и кадры для бюджетных учреждений 8» и «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 8» позволила автоматически формировать всю необходимую документацию для обеих групп сотрудников, граждан РФ и жителей Египта, в египетском загранпредставительстве. Для этого создано два производственных календаря — по законодательству РФ и Египта. Это дает возможность параллельно использовать графики для граждан РФ и Египта, что обеспечивает отсутствие ошибок в табелях учета рабочего времени. Зарплата начисляется вовремя и в полном объеме, правильная отчетность поступает в головную организацию своевременно.
Важный инструмент для оперативного ведения учета — автоматическое конвертирование валют. Функционал внедренной системы позволил полностью отказаться от ручного перевода отчетных сумм в рубли. Уменьшилось количество ошибок при подготовке отчетности по расчетам с партнерами. Полноценный анализ достоверных показателей позволил эффективнее реализовывать проекты, направленные на укрепление партнерских связей и имиджа России за рубежом.
Ольга Игоревна Головащенко, главный бухгалтер Россотрудничества: «Перевод загранпредставительств Россотрудничества на ведение бюджетного учета в программных продуктах «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» и «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» стал масштабным и достаточно сложным проектом. Требовалось учесть специфику бухгалтерского учета в правовом пространстве иностранных государств, особенностей применения валютного и трудового законодательства стран, в которых работают наши представительства. Совместными усилиями БИТ и Россотрудничества нам удалось внедрить систему, позволяющую получать объективную и оперативную информацию о финансовой деятельности российских центров науки и культуры за рубежом».