Сегодня "Просвещение" – современное производство, на котором присутствуют все этапы создания продукции. Большие объемы выпуска учебной литературы и методических пособий на разных носителях, наличие сложных технологических процессов обусловили необходимость построения принципиально новой учетной системы и переход к единой корпоративной информационной системе.
При выборе новой автоматизированной системы в качестве основных требований к ней выдвигались комплексность, расширяемость и многофункциональность. Проведя анализ программных продуктов, представленных на рынке, а также учитывая опыт использования в издательстве решений системы "1С:Предприятие 7.7", руководство издательства приняло решение о внедрении автоматизированной системы на базе "1С:Управление производственным предприятием 8".
Данное решение позволяет создать единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая все основные бизнес-процессы издательства: от планирования и производства продукции, до ее реализации и оценки удовлетворенности конечного потребителя.
Выполнение работ по доработке и внедрению программного продукта "1С:Управление производственным предприятием 8" было осуществлено компанией "Аналит", постоянным партнером фирмы "1С", с которой издательство успешно работает с 1999 г., с момента первого внедрения системы реализации готовой продукции на базе продуктов 1С.
Финансовый директор
ОАО "Издательство Просвещение" Боброва Г.А.
Директор по информационным технологиям издательства "Просвещение" Зыков Ф.Л.
Руководитель Центра маркетинга и планирования ОАО "Издательство Просвещение" Кузнецов С.Б.
В рамках проекта специалистами компании "Аналит" совместно с руководством и специалистами издательства были разработаны и утверждены техническое задание и спецификации, выделены ключевые бизнес-процессы, произведена доработка ряда типовых подсистем под требования производства, перенесена информация из баз "1С:Предприятия 7.7", произведено обучение пользователей, налажена система поддержки и консультации.
В ходе проекта типовое решение было дополнено новой функциональностью:
подсистема "Планирование издательства" позволяет формировать годовой и перспективный планы выпуска печатной продукции, формировать квартальный график выполнения технологических операций с последующим согласованием и утверждением заявок на выполнение операций;
подсистема "Бюджетирование издательства" дает возможность формировать: бюджеты по статьям определенных центров финансовой отчетности (ЦФО) с использованием механизма согласования и утверждения; сводный бюджет; заявки на расходование денежных средств, с последующим согласованием и утверждением. Это позволило обеспечить четкий контроль по запланированным расходам в бюджете: ЦФО всегда видят состояние своих заявок, а финансовый директор контролирует расходы по бюджету;
подсистема "Расчет заработной платы" позволяет производить начисления авторам и художникам, формировать заявки на оплату авторам, вести отчетность по начислениям и задолженностям авторам и художникам;
подсистема "Управление продажами" была дополнена специальным механизмом "Консоль заказов", что позволяет формировать и корректировать заказы покупателей, вести учет по реализации, возврату, поступлению и перемещению товара;
модуль по расчету себестоимости и рентабельности издания позволяет получить калькуляцию по каждой номенклатуре, а разработанные отчеты - анализировать изменение себестоимости калькуляций в процессе планирования выпуска продукции.
Кроме этого разработан модуль по формированию индивидуальной отчетности для издательств, разработаны документы для работы с периодическими изданиями, комплектами учебной литературы.
На сегодняшний день внедрены и используются следующие подсистемы:
бухгалтерский и налоговый учет;
планирование, в том числе и планирование технологических операций;
бюджетирование издательства;
кадровый учет;
расчет заработной платы, включая расчет авторских гонораров;
учет ОС и материалов;
складской учет;
расчет себестоимости и калькуляция цен на продукцию;
управление продажами;
управление договорами (авторские, гражданско-правовые, хозяйственные);
управление взаимоотношениями с клиентами (региональная аналитика).
Система рассчитана на 270 рабочих мест при 90-120 одновременно работающих пользователях и используется во всех подразделениях издательства, включая:
администрацию (генеральный директор, финансовый директор, директор по производству, коммерческий директор, директор по персоналу, директор по ИТ, управляющий делами, директор по развитию);
планово-экономический отдел;
производственный отдел;
тематические редакции издательства;
центр издательских проектов;
центр дошкольного и начального образования;
центр планирования и маркетинга;
складское хозяйство "Просвещение";
отдел реализации;
бухгалтерию;
отдел кадров;
департамент ИТ;
дизайн-студию.
Сотрудничество издательства "Просвещение" с компанией "Аналит" продолжается. В ближайших планах запуск модуля "Оперативное планирование", доработка налогового учета, интеграция с системой управления медийным содержанием (рукописи, художественное оформление, аудио и видео записи, словарные и энциклопедические статьи), построенной на базе Documentum 6.0, запуск подсистемы CRM, ориентированной на конечного потребителя – учителя, методиста.
По словам финансового директора ОАО "Издательство Просвещение" Бобровой Г.А.: "Внедрение системы оказалось замечательной проверкой издательства на готовность к серьезным изменениям и оно его прошло. Появление единой системы совмещающей в себе все основные аспекты учета, как управленческого, так и бухгалтерского, дает реальную возможность быстрого получения достоверной и объективной аналитической и отчетной информации. Внедрение данной системы, хоть и трудное и весьма затратное, позволило получить реальную и полную картину всего процесса выпуска продукции издательства с полным перечнем "болевых точек". Текущая ситуация по внедрению системы уже позволяет перейти к решению задач серьезной аналитической направленности: бюджетирование, плановая калькуляция себестоимости по годовым планам выпуска, нормирование трудозатрат".
Директор по информационным технологиям издательства "Просвещение" Зыков Ф.Л. отметил: "Главным результатом проекта стало построение в издательстве единой корпоративной информационной системы, которая закладывает базу для дальнейшего совершенствования системы управления. Важными результатами также являются: переход к новым принципам рабочего взаимодействия и управления на основе бизнес-процессов, уход от двойного ввода данных, сокращение числа сверок и выверок данных между гетерогенными БД, появление доверия к системе у пользователей, сокращение времени на принятие ряда управленческих решений".
Руководитель Центра маркетинга и планирования ОАО "Издательство Просвещение" Кузнецов С.Б.: "Благодаря ликвидации бумажного документооборота в планировании, удалось перевести процессы согласования изменений в годовых (перспективных) планах выпуска продукции на уровень понятных бизнес-процессов, сократить долю ручного труда по выверке-сверке данных и соответственно уменьшить число ошибок. В ближайших планах совершенствование подсистемы месячного планирования с привязкой к анализу фактической готовности издательских материалов к выпуску", что позволит улучшить взаимодействие издательства с дилерами и партнерами".