ЗАО «АСПЭК» имеет 16-летний опыт работы на рынке нефти и нефтепродуктов. Ежемесячная реализация предприятия составляет более 100 тысяч тонн нефтепродуктов. Предприятие имеет более 800 постоянных партнеров в 73 регионах России, среди которых нефтетрейдеры, владельцы АЗС, автотранспортные организации, промышленные предприятия, дорожно-строительные управления, предприятия агропромышленного комплекса, муниципальные образования и др.
Для обеспечения полноценного управления всеми бизнес-процессами холдинга ЗАО «АСПЭК» требовалась комплексная, современная система автоматизации учета, позволяющая унифицировать бухгалтерский, налоговый, управленческий учет центрального офиса и региональных предприятий в едином информационном пространстве. Необходимо было обеспечить оперативное управление региональными предприятиями, получение консолидированной отчетности, оценки эффективности работы как холдинга в целом, так и каждого предприятия в отдельности.
В результате детального анализа в качестве базы для реализации проекта был выбран программный продукт «1С:Управление производственным предприятием 8», позволяющий организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Большую часть потребностей ЗАО «АСПЭК» можно было решить типовыми возможностями данного продукта, а масштабируемость и гибкость платформы «1С:Предприятие 8» позволяли адаптировать типовую конфигурацию под отраслевую специфику предприятия - учет нефтетрейдерских сделок. При принятии решения о выборе продукта руководство ЗАО «АСПЭК» учитывало также, что «1С:Управление производственным предприятием 8» помимо автоматизации учета хозяйственных операций, дает возможность осуществлять планирование продаж и закупок, выполнять формирование бюджетов и контроль их выполнения, производить анализ деятельности предприятия по различным показателям.
Подрядчиком выполнения проекта была выбрана компания «Баланс-Сервис», обладающая многолетним опытом выполнения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовавшая себя в области внедрения решений на платформе «1С:Предприятие 8».
Первым этапом проекта было предпроектное обследование, результатами которого стали: описание концепции будущей системы и техническое задание, в котором были зафиксированы функциональность системы, бюджет и сроки проекта. Само внедрение было разбито на пять этапов, соответствующих задачам автоматизации: учет нефтетрейдерских сделок, бухгалтерский и налоговый учет, учет региональных продаж, бюджетирование, тиражирование системы на 8-ми региональных предприятиях. Поэтапное внедрение позволило в значительной степени снизить риски проекта, заранее спланировать бюджет и сроки, быстро получить ощутимые результаты.
Проект автоматизации объединил в единое информационное пространство головное предприятие ЗАО «АСПЭК» и восемь региональных предприятий: ООО «АСПЭК-Волгоград», ООО «АСПЭК-Казань», ООО «АСПЭК-Самара», ООО «АСПЭК-СевероЗападНефтеПродукт», ООО «АСПЭК-Смоленск», ООО «АСПЭК-Тверь», ООО «АСПЭК-Уфа», ООО «АСПЭК-Челябинск». В общей сложности было автоматизировано 77 рабочих мест.
В промышленную эксплуатацию запущены следующие подсистемы:
• управление заказами покупателей,
• управление закупками,
• управление запасами,
• управление продажами,
• управление цепочками поставок,
• бухгалтерский учет,
• налоговый учет,
• расчет зарплаты,
• управление персоналом,
• управление денежными средствами,
• бюджетирование,
• планирование продаж,
• планирование закупок.
В типовой функционал «1С:Управление производственным предприятием 8» добавлены новые возможности, которые расширили область применения программного продукта и позволили максимально приблизить порядок работы с программой к специфике бизнес-процессов нефтетрейдера. Система обеспечивает учет движения и возвратов вагоно-цистерн, расчет процентов и ведение учета взаиморасчетов по кредитам и займам, раздельный учет и контроль выполнения сделок по закупкам и реализации нефтепродуктов, учет путевых листов, учет автотранспорта, шин, аккумуляторов, расчет показателей по премированию сотрудников.
В результате внедрения:
• автоматизированы все процессы, связанные с закупкой, транспортировкой и реализацией нефтепродуктов, что позволило оценивать эффективность каждой сделки. Программа позволяет учитывать все затраты, связанные со сделками, включая транспортные затраты, затраты по хранению, затраты по возврату вагоно-цистерн, расходы на отвлечения денежных средств. Все эти затраты распределяются на соответствующую сделку, соответствующую отгрузку. Таким образом, можно получить оценку финансового результата конкретной сделки по всем интересующим руководство разрезам и при возможности сократить затраты на проведение следующих сделок, что позволяет оптимизировать бизнес-процесс и получать максимальную прибыль;
• автоматизирован полный цикл управления денежными средствами от плановых бюджетов движения денежных средств до фактического исполнения платежей в системе «Банк-Клиент»;
• благодаря автоматизации учета путевых листов, автотранспорта, шин, аккумуляторов появилась возможность планировать и контролировать затраты на ГСМ, замену автозапчастей, шин, аккумуляторов;
• в несколько раз возросла скорость получения отчетов; во-первых, благодаря тому, что данные теперь находиться в одной базе, а во-вторых, благодаря универсальным механизмам схемы компоновки данных, позволяющими очень быстро получать различные варианты настроек любых отчетов;
• исключен двойной ввод информации; повысилась производительность труда; автоматизация позволила снизить трудозатраты на обработку первичных документов;
• реализована подсистема разграничения доступа к системе, позволяющая гибко настраивать параметры доступа пользователей к данным системы;
• в рамках работы с дебиторкой реализована подсистема расчета и подготовки претензий, благодаря чему возросла скорость подготовки претензионных документов;
• внедрена система мотивации менеджеров в соответствии с корпоративным положением о премировании;
• разработаны и внедрены единые стандарты ведения бухгалтерского и налогового учета (единая учетная политика, единый план счетов, единые аналитические справочники); централизованная система с единой нормативно-справочной базой для всех предприятий холдинга исключает дублирование информации, повышает ее достоверность;
• автоматизировано ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями Российского законодательства и корпоративной учетной политики; в том числе ведение учета в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль ПБУ 18/02»;
• время подготовки регламентированной отчетности уменьшилось в 2 раза;
• время подготовки консолидированной отчетности уменьшилось в 4 раза.
Новая система автоматизации позволяет предприятию:
• эффективно управлять дебиторской задолженностью, оперативно выявлять просроченную задолженность, контролировать каждого дебитора исходя из условий договорных отношений;
• планировать движение денежных средств, контролировать их использование;
• осуществлять контроль за расходами связанными с нефтетрейдерскими сделками: транспортные расходы, услуги по возврату вагоно-цистерн, услуги по хранению, отвлечение денежных средств;
• контроль за расходами предприятия позволяет выявлять статьи затрат за счет которых предприятие может экономить;
• применять систему оценки различных показателей (срок выполнения заказа, просроченная задолженность и др.), используемую для мотивации персонала, что в свою очередь позволяет повысить эффективность труда.
Финансовый директор - начальник финансово-экономического управления ЗАО «АСПЭК» Тарасов Юрий Александрович: «В результате внедрения «1С:Управление производственным предприятием 8» мы получили единую информационную базу, объединившую головное и восемь региональных предприятий. Появилась возможность практически в реальном времени держать руку на пульсе нашего бизнеса, оперативно принимать обоснованные управленческие решения. В системе осуществляется учет всех затрат, связанных с реализацией нефтепродуктов, как прямых, так и косвенных. Появилась возможность получения финансового результата, как по отдельным предприятиям, так и в целом по холдингу, с расшифровкой данных до заказа, контрагента, номенклатуры, менеджера».