Большинство преподавателей вуза ведут учебные дисциплины параллельно на нескольких факультетах. В связи с этим необходимо рассчитывать зарплату в разрезе подразделений, однако функционал использовавшегося на тот момент программного обеспечения не позволял автоматизировать эту задачу. Кроме того, учет кадров института велся вручную, что замедляло работу и затрудняло получение отчетности.
Для повышения эффективности деятельности расчетного и кадрового отделов руководством МСЭИ было принято решение о внедрении программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Выбор был обусловлен тем, что этот продукт позволял решить поставленные задачи в краткие сроки без доработки функционала. Внедрение выполнено офисом "АВРОБУС" компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), с которым МСЭИ сотрудничает в течение нескольких лет.
В результате автоматизированы следующие задачи:
• расчет и выплата заработной платы;
• расчет отпускных и больничных выплат;
• учет использования рабочего времени;
• формирование штатного расписания;
• учет кадров и анализ кадрового состава;
• кадровое делопроизводство;
• расчет регламентированных налогов и взносов;
• обмен с бухгалтерской базой для отражения начисленной заработной платы, налогов и взносов в бухгалтерском и налоговом учете;
• получение отчетности по сотрудникам (списки работников, текучесть кадров, движение кадров, отчеты по отпускам и др.)
Автоматизирована задача распределения затрат на зарплату по факультетам с учетом того, что один преподаватель ведет занятия на нескольких факультетах. Система позволила формировать отчетность в разрезе подразделений и статей затрат, отражать расходы на персонал в общей управленческой отчетности предприятия.
Расчетный и кадровый отделы получили возможность работать в единой системе. При этом права доступа к системе разграничены так, что сотрудники отделов могут использовать только необходимую для их работы информацию. До перехода на "1С:Зарплата и управление персоналом 8" сотрудники расчетного отдела дублировали кадровые документы, что приводило не только к необоснованным временным затратам, но и ошибкам при переносе. По итогам проекта эти проблемы решены.
Благодаря автоматизации учета кадров обеспечено централизованное хранение информации о сотрудниках МСЭИ и оперативное получение этих данных. Кадровый отдел отмечает удобство получения аналитической отчетности по сотрудникам и подготовки унифицированных форм по учету труда: время на выполнение этих задач сократилось в 3 раза.
В результате внедрения руководство вуза получило возможность объективно оценивать затраты на заработную плату в разрезе подразделений и распределять средства в соответствии с приоритетностью тех или иных направлений деятельности.
Комментирует Галина Арсентьевна Васильева, главный бухгалтер МСЭИ: "Мы работаем с "АВРОБУС" с 2006 года. Специалисты офиса всегда оперативно помогают нам решать текущие задачи, готовить отчетность, консультируют по вопросам работы с программным обеспечением "1С" и методологическим вопросам ведения учета. Внедрение программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" позволило нам поднять работу расчетного и кадрового отдела на качественно новый уровень. Реализовано автоматическое распределение по факультетам средств, выделяемых на зарплату сотрудникам, автоматизировано кадровое делопроизводство и получение отчетов по сотрудникам. Настроен обмен с бухгалтерской базой, что объединило работу подразделений вуза. Благодарим "АВРОБУС" за квалифицированную поддержку, продолжаем сотрудничество".
Екатерина Гурушкина, руководитель офиса "АВРОБУС" компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ): "Задача распределения затрат на заработную плату по подразделениям решена типовыми средствами продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8" без каких-либо доработок. Широкие возможности программы в сочетании с многолетним опытом работы "АВРОБУС" с вузами позволили выполнить проект всего за два месяца".