До автоматизации для расчета зарплаты ООО "Зентива Фарма" пользовалась услугами сторонней организации. Расчет велся в "самописной" программе, которая не могла в полной мере удовлетворить требованиям, предъявляемым ООО "Зентива Фарма" к качеству расчета и учету специфики деятельности компании.
Руководство компании приняло решение автоматизировать расчет зарплаты и управления персоналом на базе типовой конфигурации программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Выбор в пользу программного продукта фирмы "1С" был сделан с учетом оптимального соотношения цена/качество, соответствия российскому законодательству, а также возможности автоматизировать процесс управления персоналом. В качестве партнера по проекту была приглашена компания RG-Soft.
Специфика работ по проекту и требований к автоматизации расчета зарплаты заключалась в следующем:
• Наличие штатных сотрудников (около 400 человек) и сотрудников, работающих по договорам подряда (до 4000 человек в год);
• Существование у каждого сотрудника "кост-центра" (одного или нескольких) – специального параметра учета затрат, используемого в компании;
• Наличие различных типов и видов начислений: доплата по больничным листам и родам, доплата на использование автомобиля в зависимости от отработанного времени, материальная помощь, компенсация затрат на питание, страхование жизни, командировочные расходы и т.д.;
В ходе выполнения проекта были выполнены следующие виды работ:
• Перенесены данные по 4200 сотрудникам из "самописной" программы, данные по начислениям зарплаты за 2007 год и данные по рассчитанным налогам;
• Разнесены затраты на каждого сотрудника по каждому "кост-центру".
Специалистами RG-Soft был выполнен значительный объем работ по сверке рассчитанных налогов и сделан контрольный перерасчет зарплаты с начала 2007 года. Работы по проекту начались в августе 2007 года, а уже через 3 месяца – в ноябре того же года – начался расчет зарплаты в новой программе. Для более оперативного ввода системы в рабочий режим расчет зарплаты проводился совместно сотрудниками ООО "Зентива Фарма" и специалистами RG-Soft. В настоящее время в среднем в месяц ведется расчет по 2000 человек. Возможности системы позволяют справляться с таким объемом работ всего лишь одному сотруднику компании.
Большой функционал программы и ее эффективность позволили существенно сократить затраты на расчет зарплаты и свести к минимуму ошибки при ее расчете. В настоящее время в системе работают сотрудники финансового отдела, службы персонала.
Подводя итоги проекта, финансовый и административный директор Колпакова М.А. отметила: "Внедрение программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" полностью оправдало наши надежды на быстрый, качественный расчет зарплаты сотрудников в полном соответствии с действующим российским законодательством. В настоящее время компания самостоятельно производит расчет зарплаты и не пользуется услугами аутсорсинговых организаций. Теперь, даже в случае возникновения ошибок при расчете, мы имеем возможность их оперативного исправления, что было весьма затруднительно до автоматизации. Упрощена работа службы персонала по предоставлению информации – все данные заносятся в программу в оперативном режиме, и их сразу может использовать сотрудник, занимающийся расчетом зарплаты. Налажен обмен данными между "1С:Зарплата и Управление Персоналом" и нашей корпоративной информационной системой, что существенно упростило работу по расчету налогов".