Филиал Служба энергохозяйства ГУП "Мосгортранс" является обособленным подразделением государственного унитарного предприятия города Москвы "Мосгортранс" и выполняет часть производственных и коммерческих функций ГУП "Мосгортранс". Численность предприятия составляет более 700 человек.
На предприятии применяется весьма сложная система расчета оплаты труда работников. Необходимо рассчитывать оплату за работу в ночные часы, в праздники и выходные; сверхурочные; доплаты за увеличение объема работ, за совмещение профессий, за временное заместительство; бассейна и путевок в санатории, а также другие виды начислений.
Использовавшаяся ранее программа для расчета заработной платы морально устарела и требовала слишком много времени для проведения расчетов. К тому же она автоматизировала не все расчеты – часть работы необходимо было осуществлять вручную и вносить результаты в систему. Данные по учету кадров приходилось вводить расчетчикам заработной платы.
Рассмотрев различные варианты ИТ-решений, руководство Филиала Службы энергохозяйства ГУП "Мосгортранс" остановило свой выбор на "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".
Специалистами RG-Soft были выполнены работы по переносу данных из ранее использовавшейся информационной системы в новую; настроены виды расчетов; проведено обучение пользователей. Но главное – была обеспечена бесперебойная работа новой системы и были выдержаны очень строгие требования к срокам сдачи данных по расчетам заработной платы.
При этом настройки системы были отнюдь не просты. Необходимо было учесть, что на одного сотрудника может приходиться от 5 до 20 видов различных начислений. Кроме того, большая часть начислений, применяющихся на предприятии, производится не в плановом порядке, а согласно отдельным документам (табелям, приказам, служебным запискам). Таким образом, важно было не только правильно настроить планы видов расчетов, но и создать оптимальный порядок ввода документов, который свел бы до минимума количество данных, вводимых вручную, и сократил количество ошибок при расчете заработной платы.
Также были решены следующие задачи:
• автоматизирована взаимосвязь между отделом кадров и расчетчиками зарплаты в бухгалтерии, а также экономическим отделом:
• настроен автоматический расчет различных видов начислений;
• автоматизирован расчет ЕСН и формирование проводок.
В результате внедрения "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" ввод данных о работниках предприятия в новую систему стал функцией сотрудников отдела кадров, а не расчетчиков заработной платы. Взаимодействие сотрудников отдела кадров и отдела по расчету заработной платы отражено в новой системе, что позволяет теперь четко разграничить их функции и ответственность. В связи с этим численность отдела расчета зарплаты сократилась на 2 человека.
Удобством явилось и то, что в результате внедрения пользователи могут добавлять и настраивать самостоятельно виды расчетов, а больничные и отпускные теперь рассчитываются автоматически.
Пользователи высоко оценили удобный и понятный интерфейс новой программы. Они также отметили простоту настройки и использования отчетов и других объектов конфигурации. Любая информация по учету кадров или аналитика по расчету заработной платы может быть получена из системы мгновенно, что повышает эффективность работы.
На сегодняшний день новую систему используют сотрудники 3 подразделений предприятия: бухгалтерии (расчетчики заработной платы), отдела кадров, экономического отдела.
По мнению главного бухгалтера Филиала Службы энергохозяйства ГУП "Мосгортранс" Н. В. Новожиловой: "Внедрение программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" дало возможность нашему предприятию автоматизировать все операции, необходимые для расчета заработной платы сотрудников, а также автоматизировать взаимосвязь между отделом кадров и расчетчиками зарплаты. Это позволило сократить время на расчет зарплаты в 2 раза по сравнению с ранее использовавшейся программой. Минимизированы ошибки в расчетах, программа учитывает все изменения Российского законодательства и имеет широкие возможности по настройке любых видов начислений"