Основным отличием бизнеса компании «Капитал Страхование» является стремление обеспечить устойчивость бизнеса своих клиентов, принимая на себя риски различных субъектов хозяйствования, объективно оценивая и управляя ими, переводя случайные финансовые потери в контролируемые компенсации убытков и планируя мероприятия по их минимизации и предотвращению.
Поэтому наиболее важным аспектом для успешного ведения страхового бизнеса является способность компании осуществлять своевременный и бесперебойный документооборот в строгом соответствии с установленными требованиями, обеспечивать прозрачность и управляемость бизнес-процессами организации и выводить на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.
В связи с этим руководство ОАО «Капитал Страхованиe» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота с целью повышения управляемости компании и оптимизации процесса взаимодействия с клиентами.
Главными задачами проекта были:
• создание единого информационно-управленческого пространства, охватывающего головной офис и его три территориально удаленных филиала;
• введение единого стандарта работы с электронным документооборотом, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;
• осуществление своевременного получения и обработки документов, сокращение сроков их подготовки, согласования и исполнения.
Выбор был сделан в пользу системы электронного документооборота БОСС-Референт v.3 , реализованной на платформе Lotus Domino/Notes, так как она стабильно работает в распределенной многосерверной среде и обеспечивает быструю доставку документов адресатам.
В результате проекта специалисты компании «Аплана» внедрили СЭД БОСС-Референт в компании «Капитал Страхование», объединив головной офис в Когалыме и его три территориально удаленных филиала в Москве, Перми и Ульяновске в единое информационно-управленческое пространство. Сегодня в системе работает 330 сотрудников компании «Капитал Страхование».
В рамках проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы: обработка входящей и исходящей корреспонденции, работа с распорядительными документами (приказами, распоряжениями, указаниями), внутренними нормативными документами, различными видами служебных записок, заявками, договорами, контроль исполнительской дисциплины.