«Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае» является частью единой федеральной централизованной системы органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор. В задачи учреждения входят: проведение лабораторных испытаний, характеризующих состояние среды обитания населения Алтайского края и качество выпускаемой продукции, выполнение санитарно-эпидемиологических экспертиз, осуществление работ по дератизации, дезинфекции и дезинсекции, проведение профессиональной гигиенической подготовки и аттестации и т.д. Центр имеет 15 филиалов, удаленных друг от друга.
На данный момент «Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае» является единственным учреждением в регионе, имеющим международный сертификат системы качества DAkkS, признанный всеми странами ВТО. Данная аккредитация позволила внедрить систему менеджмента качества и оптимизировать работу испытательного лабораторного центра учреждения.
Следующей стратегической задачей центра стала оптимизация процессов документооборота. В учреждении интенсивный поток документов, оформление которых в каждом филиале имеет свои особенности. При этом порядок работы требует, чтобы в оформлении ряда документов принимало участие значительное количество сотрудников, что порождает множество бумажных копий, увеличивает риск утери оригинала и серьезно замедляет работу учреждения в целом.
Руководство центра пришло к выводу, что внедрение системы электронного документооборота позволит создать единое информационное хранилище всех документов учреждения, значительно упростит процедуру их оформления, сократит сроки ознакомления, согласования и исполнения, а также сведет к минимуму риски утери оригинальных экземпляров.
Для проведения предпроектного обследования, экспертной оценки готовности учреждения к внедрению СЭД, а также получения помощи в выборе платформы «Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае» пригласил эксперта в области СЭД - компанию ЕСМGroup.Pro. Компания имеет в активе проекты по автоматизации бизнес-процессов в крупнейших научных, производственных и медицинских учреждениях.
Специалисты ЕСМGroup.Pro предложили реализовать проект на базе платформы Docsvision с приложениями «Управление документами» и «Расширенное согласование для Docsvision 5». Данное решение в сжатые сроки сможет обеспечить автоматизацию основных процессов движения документов в учреждении, позволит уменьшить временные затраты на ознакомление сотрудников с новыми документами, их согласование и исполнение, минимизирует риски утраты документов. Предлагаемая система удовлетворяет требованиям к совместимости с приложениями Microsoft Office, 1С и другими системами, необходимыми для работы учреждения, обеспечивает высокий уровень безопасности данных и дает возможность масштабирования в соответствии с изменяющимися потребностями организации.
Екатерина Камчатова, исполнительный директор ЕСМGroup.Pro:«Этот проект особенно интересен и ценен для нашей команды, потому что мы видим актуальность и своевременность внедрения. «Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае» - это современное предприятие, которое активно развивается, выбирая наиболее передовые технологии для повышения эффективности своей работы. Предпроектное обследование, которое провела наша компания, показало, что в центре отлажены и упорядочены все рабочие процессы, что гарантирует успешную работу с системой электронного документооборота. Мы убеждены: новый функционал и удобный инструментарий для оформления, движения и согласования документов позволят повысить эффективность учреждения в целом и значительно облегчит работу сотрудников центра».