Первоначальное внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Ишимбайского муниципального района было проведено в конце 2008 г. За прошедшее время увеличилась потребность в средствах автоматизации для полноценной работы органов местного самоуправления.
Основные предпосылки принятия решения о дополнительной автоматизации:
• развитие федеральной целевой программы «Электронная Россия»;
• стремление использовать в работе современные бизнес-технологии;
• постоянно растущий объем бумажного документооборота.
Ожидается, что при помощи системы «ДЕЛО» будут решены такие задачи, как:
• упорядочение процессов документооборота;
• переход к единой схеме работы с документами;
• автоматизация работы с входящими/исходящими документами и корреспонденцией;
• сокращение сроков регистрации и прохождения документов;
• обеспечение надлежащего контроля исполнения документов.
Специалистами компании «Медиалюкс» были выполнены следующие работы:
• обследование документооборота, формализация бизнес-процессов, разработка внедряемой модели электронного документооборота;
• установка и настройка необходимых аппаратных средств и программного обеспечения;
• настройка системы на электронный документооборот;
• установка серверного программного обеспечения «ДЕЛО»;
• установка на клиентских местах программного обеспечения «ДЕЛО»;
• тестирование системы;
• консультации пользователей в три этапа: вводный, основной, закрепляющий;
• опытная эксплуатация.
Результат – частичная автоматизация работы Администрации Ишимбайского муниципального района Республики Башкортостан и полная автоматизация работы с документами на рабочих местах главы Администрации, управляющего делами, секретаря приёмной главы Администрации, двух сотрудников канцелярии и одного исполнителя.
Внедрение системы значительно сократило время, затрачиваемое сотрудником на регистрацию входящих и исходящих документов, контроль исполнения документов и поручений, поиск документов. Все требования заказчика по функционированию системы были выполнены в полном объеме.
В перспективе в Администрации Ишимбайского муниципального района Республики Башкортостан предполагается полная автоматизация документооборота посредством системы «ДЕЛО», а также автоматизация работы с корреспондентами на федеральном, региональном и муниципальном уровнях.