Реализованное решение представляет собой автоматизированную информационную систему, действующую на основе электронных образовательных ресурсов вуза. Её разработчиком стала компания IBS, действовавшая в качестве субподрядчика (генеральный подрядчик – компания «Интелин»). Привлечение специалистов IBS к реализации проекта было обусловлено их обширным опытом в сфере автоматизации вузов, в том числе ранее реализованным для МГИМО проектом по созданию Единого хранилища данных. Компания «Интелин» осуществляла координацию работ, проводимых в рамках проекта.
В ходе проекта специалисты IBS разработали и внедрили программно-аппаратный комплекс Электронной библиотечной системы и интегрировали его подсистемы (авторизации, управления правами доступа, размещения книг) с действующими информационно-технологическими системами Университета. В частности, новая система связана с порталом, единым хранилищем данных и издательским комплексом.
Налаженное взаимодействие этих подсистем дало возможность создать для студентов и преподавателей вуза условия комфортной и оперативной работы с образовательными ресурсами. В Электронной библиотеке автоматически регистрируются, оцифровываются и размещаются все вновь поступающие издания. Перевод портала на единую с Электронной библиотекой систему авторизации позволил пользователям искать книги напрямую из «личного кабинета». Поиск ведётся в том числе в текстах документов и с учётом различных фильтров (факультет/институт/центр, язык текста, тип документа, вид издания и т.д.). Сделан важный шаг в реформировании издательского комплекса МГИМО и включению его в общее информационное пространство вуза: благодаря созданию канала связи и интеграции с ИТ-системой типографии Электронная библиотека также автоматически, по мере выхода в свет, пополняется трудами специалистов МГИМО. Это существенно сокращает расходы на печать книг и пособий, выпускаемых сотрудниками Университета, и значительно упрощает пользователям доступ к ним.
Специалисты IBS разработали удобный и надёжный инструмент работы с образовательными ресурсами. Используемая система защиты обеспечивает не только работу с книгами и методическими руководствами, но и безопасное хранение и распространение в электронном виде внутренних документов Университета: приказов, договоров, государственных контрактов, регламентов и т.д. Это облегчит деятельность административно-управленческого персонала вуза.
С запуском Электронной библиотеки в эксплуатацию начался процесс перевода в электронную форму библиотечного фонда Университета. Так, уже в ходе проекта было проведено первичное наполнение библиотеки современными учебными изданиями и редкими книгами, включая 214 уникальных рукописей Лазаревского института восточных языков. Процесс идёт путём постраничного сканирования наиболее востребованных материалов, самые ценные из которых обрабатываются бесконтактным способом на специализированном оборудовании, исключающем применение инфракрасного и ультрафиолетового излучения.
Доступ к Электронной библиотеке осуществляется посредством портала Университета на странице http://www.mgimo.ru/publications/ehd.phtml. Кроме того, для удобства студентов и преподавателей в читальном зале действующей в вузе Научной библиотеки имени И.Г.Тюлина введён в строй класс терминального доступа к системе. Реализована возможность распечатки непосредственно в Научной библиотеке электронных книг и их фрагментов по запросу. Прогнозируемое количество пользователей системы составляет 5000 человек.
Как сообщил Андрей Шахов, начальник Управления инновационного развития МГИМО (У) МИД России: «Этот проект стал очередным этапом реализации Инновационной образовательной программы нашего вуза. С запуском Электронной библиотеки мы повысили доступность научной, учебной и учебно-методической литературы для студентов и профессорско-преподавательского состава Университета, создали самые благоприятные условия для их работы. На основе электронных образовательных ресурсов появилось единое информационное пространство вуза, обеспечена техническая поддержка и совершенствование образовательного и научно-исследовательского процессов».
Подводя итоги проекта, директор Дирекции информационных технологий МГИМО (У) МИД России Вадим Сычёв отметил: «Электронную библиотеку можно смело назвать важнейшим системообразующим информационным сервисом МГИМО. В перспективе вокруг хранилища электронных ресурсов и системы доступа к ним, объединённой с порталом Университета, предполагается построить интегрированную информационную среду студента, аспиранта и научного работника. Электронная библиотечная система позволяет нам в дальнейшем успешно развивать интерактивные формы обучения, формировать сетевую среду взаимодействия специалистов МГИМО с ведущими образовательными и научно-исследовательскими центрами мира».