Первый этап проекта по переходу на электронный документооборот стартовал в сентябре 2010 г. В качестве системы автоматизации, была выбрана СЭД «ДЕЛО», хорошо зарекомендовавшая себя в процессе эксплуатации в самых различных государственных и коммерческих организациях, в том числе, территориальных фондах медицинского страхования. На начальном этапе проекта были автоматизированы рабочие места сотрудников общего отдела. С помощью системы «ДЕЛО» была обеспечена регистрация поступающей и отправляемой документации и формирование почтовых реестров.
На втором этапе специалистами «Офис-Док» был создан электронный архив документов с помощью системы «Архивное Дело». Это позволило организовать хранение архивных документов в полном соответствии требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий.
В дальнейшем планируется поэтапно расширять применение СЭД «ДЕЛО», в частности использовать систему для согласования проектов документов, контроля исполнения поручений и формирования отчетов для аналитической работы. Также в перспективах – организация юридически значимого электронного документооборота и постепенный переход к работе с электронными документами.
Отметим, что система «ДЕЛО» уже используется многими региональными фондами медицинского страхования. Среди них территориальный фонд обязательного медицинского страхования Приморского края, ТФОМС Омской, Иркутской, Ростовской областей, ТФОМС по республике Хакасия и другие. Одно из наиболее масштабных внедрений – проект создания Единой системы электронного документооборота обязательного медицинского страхования (ЕСЭД ОМС) для автоматизации Московского Государственного Фонда Обязательного Медицинского Страхования. В результате проекта в единую распределенную информационную систему были объединены свыше 600 лечебно-профилактических учреждений.