Специалисты компании обсудили с представителями государственных ведомств подходы к автоматизации управления бухгалтерской и финансовой документацией. В частности, речь шла об актуальной для бухгалтера и финансиста проблеме оперативного доступа к документам, осуществлять который проблематично, если массив документации хранится в бумажном виде. Участникам семинара была продемонстрирована технология перевода в электронный вид накопленного бумажного архива, а также методика текущего ввода документов. Кроме того, специалисты корпорации ЭЛАР рассказали на примерах уже реализованных проектов о том, как осуществляется полнофункциональный поиск документов, как система электронного архива интегрируется с 1С и другими учетными системами, а пользователи могут просматривать документы из привычного интерфейса.
Особый интерес участников мероприятия вызвала тема контроля исполнения государственных контрактов и хозяйственных договоров. Поскольку этот процесс требует от сотрудников сбора информации из различных источников — учетной системы, многочисленных документов, телефонных переговоров и так далее, срывы сроков выполнения работ или оказания услуг, как правило, оказываются неизбежными.
Специалисты Корпорации рассказали о работе «Автоматизированной системы контроля исполнения договоров» (АСКИД), которая обеспечивает прозрачность и управляемость договорной деятельности. С помощью этой системы можно контролировать соблюдение сроков поставок, графиков выполнения работ, сроков и порядка осуществления платежей и предоставления финансовой и отчетной документации, предъявления претензий, взыскания штрафов и т.п.
В завершении мероприятия участникам семинара были представлены новейшие разработки в области сканирующего оборудования и программного обеспечения для создания участков оцифровки документации. Представители бюджетных учреждений отметили, что благодаря семинару они ознакомились с самыми современными решениями в области хранения и управления документами.